Como criar um fluxo de aprovação?

Objetivo

Orientar o cliente sobre como criar um novo fluxo de aprovação na plataforma Onfly.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

o cliente precisar criar um novo fluxo de aprovação na Onfly
for necessário configurar uma nova política de viagem com regras e aprovadores
o cliente quiser definir quem passará por fluxo de aprovação de reservas, despesas ou cartões Azulzinho

Como criar um fluxo de aprovação

A criação do fluxo é feita dentro de Políticas de Viagens, por meio de uma nova política.

Passo a passo

Acesse a plataforma Onfly
No menu superior, passe o cursor sobre Configurações
Clique em Políticas de Viagens
Com a aba Políticas destacada em azul, clique no botão + Política
Insira o nome da política para facilitar a identificação
Selecione a regra que será aplicada a esse fluxo
Em Tipo de Fluxo, escolha a opção desejada:
- Geral
- Somente reservas
- Somente despesas
- Cartões Azulzinho
Selecione os colaboradores, grupos ou centros de custo que serão vinculados a essa política
Escolha o responsável pelo pagamento, se necessário
Clique em + Adicionar Aprovador para incluir o aprovador
Se precisar criar mais etapas, clique em + Adicionar Novo Nível
Ao finalizar, clique em Cadastrar, no rodapé da página

Resultado esperado

O fluxo de aprovação é criado com sucesso e a nova política passa a valer conforme as regras configuradas.

Resposta sugerida para atendimento

“Para criar um fluxo de aprovação, acesse Configurações > Políticas de Viagens, clique em + Política e preencha os dados da nova política, como nome, regra, tipo de fluxo, públicos vinculados e aprovadores. Se necessário, você também pode adicionar mais de um aprovador no mesmo nível ou criar novos níveis de aprovação. Ao final, clique em Cadastrar para salvar.”

Perguntas de triagem

Antes de transferir para humano, validar com o cliente:

Você está tentando criar o fluxo pela web?
Qual é a empresa e qual é o objetivo do fluxo?
O fluxo será Geral, Somente reservas, Somente despesas ou Cartões Azulzinho?
Quais colaboradores, grupos ou centros de custo devem ser vinculados à política?
Você deseja um aprovador, mais de um aprovador no mesmo nível ou múltiplos níveis?
Aparece alguma mensagem de erro ao tentar cadastrar?

Cenários comuns e orientação

Não encontro o botão + Política

Causa provável:
O cliente pode não estar na aba correta ou não acessou corretamente Políticas de Viagens.

Como orientar:
Solicitar que o cliente confirme se está em Configurações > Políticas de Viagens e se a aba Políticas está destacada em azul.

Quando transferir para humano:
Quando o cliente estiver no local correto e o botão não aparecer.

Não sei qual tipo de fluxo selecionar

Causa provável:
Dúvida sobre a aplicação correta do fluxo.

Como orientar:
Explicar que:

Geral atende reservas e despesas
Somente reservas atende apenas reservas
Somente despesas atende apenas despesas
Cartões Azulzinho atende o fluxo específico de cartões

Quando transferir para humano:
Quando houver dúvida sobre a regra ideal para a política da empresa.

O campo “responsável pelo pagamento” aparece, mas meu fluxo é só para reservas

Causa provável:
Esse campo pode continuar visível mesmo em fluxos de reservas.

Como orientar:
Explicar que, se o fluxo for unicamente para reservas, esse campo é fictício e pode ser preenchido com qualquer usuário.

Quando transferir para humano:
Quando esse campo impedir a criação do fluxo.

Adicionei mais de um aprovador no mesmo nível e achei que todos precisariam aprovar

Causa provável:
Interpretação incorreta da regra do fluxo.

Como orientar:
Explicar que, quando há mais de um aprovador no mesmo nível, basta que um deles aprove para o fluxo seguir.

Quando transferir para humano:
Quando o comportamento estiver diferente dessa regra.

Não consegui concluir a criação do fluxo

Causa provável:
Pode haver campo obrigatório não preenchido ou o cliente pode não ter clicado em Cadastrar no rodapé.

Como orientar:
Solicitar que o cliente revise os campos preenchidos e clique em Cadastrar para finalizar.

Quando transferir para humano:
Quando todos os campos estiverem preenchidos e, mesmo assim, o fluxo não for criado.

Erro ao adicionar aprovadores ou novos níveis

Causa provável:
Pode haver falha momentânea ou comportamento inconsistente na configuração do fluxo.

Como orientar:
Solicitar nova tentativa após revisar os dados da política.

Quando transferir para humano:
Quando o erro persistir ao adicionar aprovadores ou níveis.

Regras importantes

O fluxo é criado em Configurações > Políticas de Viagens
O botão de criação é + Política
O tipo de fluxo pode ser Geral, Somente reservas, Somente despesas ou Cartões Azulzinho
Se o fluxo for apenas para reservas, o campo responsável pelo pagamento é fictício e pode ser preenchido com qualquer usuário
É possível adicionar mais de um aprovador no mesmo nível
Quando houver mais de um aprovador no mesmo nível, apenas um precisa aprovar
É possível criar múltiplos níveis usando + Adicionar Novo Nível
A criação só é concluída após clicar em Cadastrar

Quando transferir para humano

Transferir quando houver:

botão + Política indisponível
impossibilidade de concluir o cadastro mesmo com os campos preenchidos
campo de responsável pelo pagamento impedindo a criação de fluxo somente de reservas
comportamento do fluxo diferente da regra informada
erro ao adicionar aprovadores ou novos níveis

Dados obrigatórios no repasse

Ao transferir o caso, incluir:

nome da empresa
e-mail do usuário
print da tela ou da mensagem de erro
tipo de fluxo que estava sendo criado
descrição do problema
confirmação de que a tentativa foi feita pela web

Versão curta para leitura da IA

Para criar um fluxo de aprovação na Onfly, o cliente deve acessar Configurações > Políticas de Viagens, clicar em + Política, preencher o nome da política, escolher a regra, definir o tipo de fluxo, selecionar os públicos envolvidos e adicionar os aprovadores. Se necessário, também é possível criar novos níveis de aprovação. Quando houver mais de um aprovador no mesmo nível, apenas um deles precisa aprovar para o fluxo seguir. Se o botão não aparecer, houver erro ao salvar ou o comportamento do fluxo estiver diferente do esperado, a IA deve transferir para humano.