¿Cómo crear un flujo de aprobación?
Objetivo
Orientar al administrador sobre cómo crear un nuevo flujo de aprobación en la plataforma Onfly mediante la configuración de una política de viajes.
Cuándo usar este artículo
Utiliza este artículo cuando:
- El cliente necesite crear un nuevo flujo de aprobación en Onfly.
- Sea necesario configurar una nueva política de viajes con reglas y aprobadores.
¿Cómo crear un flujo de aprobación?
La configuración del flujo de aprobación se realiza desde el módulo de Políticas de Viaje.
Paso a paso- Ingresa a la plataforma Onfly con un perfil de Administrador.
- En el menú superior, selecciona Configuración.
- Haz clic en Políticas de Viaje.
- Selecciona + Nueva Política.
- Asigna un nombre a la política (por ejemplo: Política Dirección o Política Comercial).
- Configura los siguientes elementos:
- Define los grupos de colaboradores que utilizarán esta política.
- Configura el flujo de aprobación para reservas, indicando quién aprobará y en qué nivel.
- Configura el flujo de aprobación para reportes de gastos.
-
- Agrega los aprobadores correspondientes para cada nivel.
- Define reglas específicas, como límites de monto o restricciones por tipo de producto.
- Guarda la política para que el flujo quede activo.
El administrador no sabe cuántos niveles de aprobación crear.
Causa probable:
La empresa aún no tiene definida su estructura de aprobaciones.
Cómo orientar:
Recomienda comenzar con un único nivel de aprobación y agregar niveles adicionales conforme evolucionen las necesidades de la empresa.
El aprobador no aparece en la lista.
Causa probable:
El usuario no cuenta con un perfil que le permita actuar como aprobador.
Cómo orientar:
Verifica que el usuario tenga un perfil de Administrador, Gerente de Viajes o un perfil personalizado con permisos para aprobar. Si es necesario, solicita al administrador actualizar sus permisos antes de configurar la política.
La política fue creada, pero los colaboradores no pasan por el flujo de aprobación.
Causa probable:
Los colaboradores no están asignados a la política correspondiente.
Cómo orientar:
Confirma que los grupos o colaboradores estén vinculados correctamente a la política para que las reglas se apliquen.
Preguntas de validación
Antes de escalar el caso, confirma con el cliente:
- ¿Cuántos niveles de aprobación necesita la empresa?
- ¿Los aprobadores ya cuentan con el perfil adecuado?
- ¿Qué colaboradores o grupos utilizarán esta política?
Respuesta sugerida para atención
"Para crear un flujo de aprobación, ingresa a Configuración > Políticas de Viaje y selecciona + Nueva Política. Define el nombre de la política, asigna los grupos de colaboradores, configura los aprobadores en cada nivel y establece las reglas necesarias. Finalmente, guarda la política para activar el flujo de aprobación."
Reglas importantes
- Solo los usuarios con perfil de Administrador pueden crear o modificar políticas de viaje.
- Los aprobadores deben contar con un perfil con permisos para aprobar (Administrador, Gerente de Viajes o un perfil personalizado con dicha autorización).
- Los colaboradores deben estar asignados a la política para que el flujo de aprobación se aplique.
- Es posible crear diferentes políticas para distintos grupos de colaboradores.
Versión corta para lectura de la IA
Para crear un flujo de aprobación en Onfly, un Administrador debe ingresar a Configuración > Políticas de Viaje > + Nueva Política, asignar un nombre, definir los grupos de colaboradores, configurar los aprobadores por nivel y establecer las reglas de la política. Una vez guardada, la política se aplicará a los colaboradores asignados.