Não Consigo Enviar Meu Relatório para Aprovação, O Que Pode Ser?

Não consigo enviar meu relatório para aprovação, o que pode ser?

Objetivo

Orientar o cliente sobre os possíveis motivos que impedem o envio de um relatório para aprovação na Onfly.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

• O cliente informa que não consegue enviar um relatório para aprovação, por apresentar algum erro. 
• For necessário validar configurações relacionadas ao usuário, como políticas e fluxo de aprovação.

Por que o relatório pode não ser enviado para aprovação

Verificações importantes:

1. Verifique se existe um fluxo de aprovação ativo de despesas configurado para o usuário.
2. Certifique-se de que não há regras em conflito com a política de viagem interna da empresa.
3. Valide se o relatório atende aos requisitos necessários (campos obrigatórios preenchidos, despesas vinculadas, comprovantes anexados)

Apenas relatórios que atendem a todas essas condições podem ser enviados para aprovação.

Cenários comuns e orientação

Não existe pagador vinculado ao perfil.

Causa provável:
O usuário não está vinculado a um fluxo de aprovação correto que possua pagador.

Como orientar:
Verificar com o administrador da empresa se há fluxo de aprovação ativo corretamente configurado para o usuário.

A despesas sem recibos no relatório.

Causa provável:
Alguma despesa está sem o comprovante anexado; isso impede de seguir com o relatório para aprovação.

Como orientar:
Revisar as despesas e confirmar que todas estão com os devidos comprovantes.

Despesas fora da política interna.

Causa provável:
Existe pelo menos uma despesa que não está em conformidade com a política interna da empresa. Enquanto houver despesas que violem os critérios definidos pela política, o relatório não poderá ser enviado para aprovação.

Como orientar:
Revise as políticas internas de despesas para identificar possíveis não conformidades. Por exemplo, o valor diário permitido para uma determinada categoria de despesa pode ter sido excedido, impedindo o envio do relatório para aprovação até que a inconsistência seja corrigida ou justificada.

Já existe um relatório cadastrado para o período informado. Não é possível criar um novo relatório com o mesmo intervalo de datas.

Causa provável:
 Ao informar a Data da Viagem no relatório, o sistema verifica se já existe outro relatório cadastrado para o mesmo período ou para datas sobrepostas. Caso seja identificado um relatório existente, a criação de um novo relatório para esse mesmo período não será permitida. 

Como orientar:
Revise os relatórios antigos para verificar se já existe algum com a mesma data ou período. Sempre que possível, crie o relatório utilizando a data atual, pois isso evita a criação de registros duplicados.
As despesas pendentes de prestação de contas serão vinculadas automaticamente ao novo relatório, desde que ainda não estejam associadas a outro relatório.

Perguntas de triagem

Antes de escalar, valide com o cliente:

• O relatório apresenta alguma mensagem de erro ao tentar enviar?
• Existe fluxo de aprovação configurado para o usuário?
• Houve alteração recente na política de viagem?
• O problema ocorre com apenas um relatório ou com todos?

Resposta sugerida para atendimento

Se você não está conseguindo enviar o relatório para aprovação, verifique os seguintes pontos:

Confirme se existe um fluxo de aprovação de despesas ativo e configurado para o seu usuário.
Verifique se não há conflitos com a política interna de viagens da empresa.
Certifique-se de que todas as despesas possuem os respectivos comprovantes anexados.
Confira se a data e o período informados no relatório estão corretos.
Verifique se não existem pendências ou inconsistências que impeçam o envio do relatório para aprovação.

Regras importantes

• O envio depende de fluxo de aprovação ativo (por usuário)
• Conflitos com a política de viagem podem bloquear o envio.
• Campos obrigatórios devem estar preenchidos corretamente; data e periodo,despesas com devidos comprovantes.
• O administrador pode verificar e corrigir as configurações

Versão curta para leitura da IA

Se o relatório não puder ser enviado para aprovação, verifique os seguintes itens:

Existe um fluxo de aprovação de despesas ativo e configurado para o usuário.
Não há conflitos com a política interna de viagens da empresa.
Todos os campos obrigatórios do relatório foram preenchidos corretamente, incluindo a data e o período da viagem.
Todas as despesas possuem os respectivos comprovantes anexados.
Caso todas as validações estejam corretas e o problema persista, o administrador da empresa deverá revisar as configurações do fluxo de aprovação e das políticas internas, realizando os ajustes necessários.