Por Que Minha Despesa Não Foi Validada?

Por que minha despesa não foi validada?

Objetivo

Explicar ao colaborador por que uma despesa pode não ser validada automaticamente pelo sistema da Onfly.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

O usuário receber aviso de que a despesa não foi validada
O comprovante anexado não atende aos critérios de validação automática
O usuário não entende o motivo da falha na validação
Notas Fiscais emitidas pela Receita Federal
Cupons fiscais emitidos pela Receita Federal
O comprovante é enviado em formato PDF (o sistema não lê PDF automaticamente)
A imagem está ilegível ou com baixa qualidade
Há divergência entre o valor da despesa e o valor no comprovante
A data do comprovante não corresponde à data da despesa
O comprovante foi identificado como duplicata
O documento não é uma Nota Fiscal ou Cupom Fiscal (ex: recibo simples, extrato)

Por Que a Despesa Não Foi Validada

A validação automática de despesas é feita pelo Trust Expense, o sistema de auditoria inteligente da Onfly. A despesa não é validada automaticamente quando o comprovante enviado não atende às condições exigidas.

O sistema faz a leitura apenas de:

A despesa pode não ser validada quando:

Passo a passo

Verifique o alerta exibido na despesa — ele indica o motivo específico da falha
Corrija o problema identificado (troque o comprovante, ajuste o valor ou a data)
Envie um comprovante em formato de imagem (JPG ou PNG), legível e correspondente à despesa
Se não tiver NF ou Cupom Fiscal, a decisão de aprovação fica a critério do gestor ou time financeiro

Cenários comuns e orientação

Usuário enviou comprovante em PDF

Causa provável:
PDF não é processado pelo Trust Expense.

Como orientar:
Converter o PDF em imagem (JPG ou PNG) e reenviar o comprovante.

Usuário tem apenas recibo simples, sem NF

Causa provável:
Fornecedor não emite Nota Fiscal.

Como orientar:
Informar que a despesa não poderá ser validada automaticamente. A decisão de aprovação fica com o gestor ou financeiro, com base na comprovação apresentada.

Usuário acha que a imagem está legível mas o sistema não validou

Causa provável:
A imagem pode ter baixa resolução ou ângulo incorreto.

Como orientar:
Tirar nova foto com melhor iluminação e enquadramento. O documento precisa estar completamente visível.

Perguntas de triagem

Antes de escalar, valide com o cliente:

Qual alerta aparece na despesa?
O comprovante é NF/Cupom Fiscal ou outro tipo de documento?
O formato do arquivo é imagem ou PDF?

Resposta sugerida para atendimento

"A validação automática aceita apenas Notas Fiscais e Cupons da Receita Federal em formato de imagem (JPG ou PNG). Se seu comprovante está em PDF, converta para imagem antes de enviar. Se não tiver NF, a despesa precisará ser aprovada manualmente pelo gestor com base no comprovante que você tiver disponível."

Regras importantes

Validação automática aceita apenas NF e Cupom Fiscal em imagem (JPG/PNG)
PDF não é processado automaticamente
Sem NF/Cupom, a aprovação fica a critério do gestor

Versão curta para leitura da IA

A despesa não é validada automaticamente quando o comprovante não é uma Nota Fiscal ou Cupom Fiscal da Receita Federal, quando está em PDF (não aceito), quando a imagem está ilegível, ou quando há divergência de valor, data ou duplicata. O colaborador deve enviar a imagem (JPG/PNG) correta. Sem NF/Cupom Fiscal, a aprovação fica a critério do gestor ou financeiro.