Como lançar despesa de KM rodado para reembolso?

Objetivo

Orientar o colaborador sobre como registrar uma despesa de quilometragem rodada para solicitar reembolso na plataforma Onfly.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

O colaborador utilizou veículo próprio ou da empresa e precisa solicitar reembolso por KM
For necessário registrar uma despesa de deslocamento por quilometragem
O cliente quiser entender como calcular e registrar KM rodado
Data da ocorrência
Distância em KM percorrida
Descrição (ex.: "Visita ao cliente XYZ – Belo Horizonte para São Paulo")
Reembolsável: marque como sim
Relatório: vincule a um relatório ou crie um novo
Colaborador: nome do responsável
Centro de Custos

Como Lançar Despesa de KM Rodado

O lançamento é feito na área de Despesas, utilizando a opção de Distância.

Passo a passo — Via Formulário (entrada manual)

Acesse a plataforma Onfly e vá em Despesas > Despesas
Clique em "+ Despesa"
Selecione a aba "Distância"
Preencha os campos:
Anexe comprovante se disponível (ex.: foto do odômetro, print do mapa)
Clique em "Salvar"

Passo a passo — Via Mapa (cálculo automático)

Seguir os passos 1 a 4 acima
Ativar a opção "Preencher com Mapa"
Definir o ponto de partida (Ponto A) e o destino (Ponto B)
Adicionar paradas intermediárias se houver (+ Adicionar Ponto)
Clicar em "Calcular" para obter a quilometragem automaticamente
Manter "Exportar Mapa para Recibo" ativado para usar o mapa como comprovante
Clicar em "Salvar"

Após salvar, vincule a despesa a um relatório e envie para aprovação.

Cenários comuns e orientação

Colaborador não sabe o valor por KM para reembolso

Causa provável:
O valor de reembolso por KM é definido pela política interna da empresa.

Como orientar:
Orientar a consultar o gestor ou o RH sobre o valor por KM vigente na empresa.

Despesa salva mas valor não aparece

Causa provável:
O valor pode ser calculado somente após vincular a despesa a um relatório.

Como orientar:
Vincular a despesa ao relatório. O sistema calcula o valor com base na política da empresa.

Colaborador esqueceu de ativar "Exportar Mapa para Recibo"

Causa provável:
A opção não foi ativada antes de salvar.

Como orientar:
Informar que, sem o mapa como comprovante, pode ser necessário adicionar outro tipo de comprovante (foto do odômetro, print de rota).

Perguntas de triagem

Antes de escalar, valide com o cliente:

O lançamento foi feito com o método de formulário ou mapa?
A despesa foi vinculada a um relatório?
O relatório foi enviado para aprovação?

Resposta sugerida para atendimento

"Para lançar despesa de KM rodado, acesse Despesas > Despesas > + Despesa e selecione a aba Distância. Você pode informar a quilometragem manualmente ou usar o mapa para calcular automaticamente. Após salvar, vincule a despesa a um relatório e envie para aprovação."

Regras importantes

A despesa de KM é registrada em Despesas > + Despesa > aba Distância
O valor por KM é determinado pela política da empresa, não pela Onfly
"Exportar Mapa para Recibo" deve estar ativo para usar o mapa como comprovante
A despesa deve ser vinculada a um relatório e enviada para aprovação

Versão curta para leitura da IA

Para lançar despesa de KM rodado, o colaborador acessa Despesas > + Despesa > aba Distância, informa a quilometragem (manualmente ou pelo mapa) e preenche os campos obrigatórios. Após salvar, vincula a despesa a um relatório e envia para aprovação. O valor por KM é definido pela política interna da empresa.