Como e Quando Devo Prestar Contas das Despesas da Viagem?

Como e quando devo prestar contas das despesas da viagem?

Objetivo

Orientar o usuário sobre o processo e o momento correto para realizar a prestação de contas das despesas de viagem na Onfly.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

• O usuário quiser saber como prestar contas após uma viagem
• Houver dúvida sobre o prazo para envio do relatório de despesas
• O usuário quiser entender o processo de RDV (Relatório de Despesas de Viagem)

Como e quando prestar contas

A prestação de contas deve ser feita após o retorno da viagem, garantindo que todas as despesas fiquem devidamente registradas e organizadas.

Passo a passo

1. Após retornar da viagem, acesse Despesas > Meus Relatórios na plataforma Onfly
2. Crie um novo relatório ou abra um relatório existente com status Rascunho
3. Associe todas as despesas realizadas durante a viagem ao relatório (alimentação, transporte, hospedagem, etc.)
4. Anexe os comprovantes correspondentes a cada despesa lançada (nota fiscal, recibo, etc.)
5. Revise as informações para evitar divergências
6. Envie o relatório para aprovação
7. Aguarde a aprovação do gestor responsável

Prazo para prestação de contas

O prazo varia de acordo com a política de viagem da sua empresa. A recomendação é sempre prestar contas o quanto antes após o retorno, para agilizar os processos de aprovação e reembolso.

Cenários comuns e orientação

Usuário não sabe quando deve enviar o relatório

Causa provável:
Não conhece o prazo definido pela política da empresa.

Como orientar:
Verificar com o RH ou administrador qual é o prazo estabelecido pela empresa. A recomendação geral é enviar o mais rápido possível após a viagem.

Usuário perdeu comprovantes de algumas despesas

Causa provável:
Não guardou os recibos durante a viagem.

Como orientar:
Registrar as despesas com os comprovantes disponíveis. Para despesas sem comprovante, verificar com o gestor se há outra forma de comprovar (extrato bancário, print de aplicativo, etc.).

Usuário tem adiantamento e quer saber como conciliar

Causa provável:
Recebeu adiantamento antes da viagem e precisa prestar contas.

Como orientar:
As despesas devem ser vinculadas ao relatório normalmente. O saldo não utilizado deve ser registrado conforme a política da empresa.

Perguntas de triagem

Antes de escalar, valide com o cliente:

• O usuário já retornou da viagem?
• A empresa tem prazo específico para prestação de contas?
• O usuário tem todos os comprovantes necessários?

Resposta sugerida para atendimento

"A prestação de contas deve ser feita após o retorno da viagem. Acesse Despesas > Meus Relatórios, crie ou abra um relatório, associe todas as despesas realizadas e anexe os comprovantes correspondentes. Revise tudo e envie para aprovação. O prazo específico pode variar conforme a política da sua empresa — a recomendação é enviar o quanto antes."

Regras importantes

• A prestação de contas deve ser feita após o retorno da viagem
• Todas as despesas devem ter comprovantes anexados
• O prazo é definido pela política da empresa
• Enviar o quanto antes agiliza o reembolso

Versão curta para leitura da IA

A prestação de contas de despesas de viagem deve ser feita após o retorno, em Despesas > Meus Relatórios. O usuário deve associar todas as despesas ao relatório, anexar comprovantes e enviar para aprovação. O prazo é definido pela política da empresa, mas a recomendação é enviar o mais rápido possível para agilizar o reembolso.