Como declarar a ausência de nota fiscal na despesa (Justificativa de comprovante)
Orientar colaboradores sobre como registrar que uma despesa não possui comprovante fiscal direto na tela de lançamento, e instruir gestores/administradores sobre como habilitar essa funcionalidade e realizar a análise da justificativa durante a aprovação.
Quando usar este artigo
Use este artigo quando:
- o colaborador tiver perdido um comprovante fiscal e precisar enviar a despesa sem anexar arquivos falsos ou "lixo" (prints, fotos pretas, etc.);
- o usuário quiser entender por que o campo de anexo deixou de ser obrigatório ao marcar a opção "Não tenho nota";
- o aprovador/gestor quiser visualizar e validar o motivo da ausência da nota fiscal na lista do relatório;
- o Administrador da empresa perguntar como ativar ou desativar o recurso de justificativa de nota fiscal ausente na plataforma.
Resumo rápido
- Fim do improviso: Ao marcar a opção "Não tenho nota", o anexo do comprovante deixa de ser exigido e abre-se um campo obrigatório para a justificativa.
- Preenchimento Obrigatório: O campo de motivo exige um texto explicativo com mínimo de 10 caracteres.
- Visualização Ágil para o Aprovador: O motivo informado aparece destacado já no primeiro nível da lista de despesas do relatório, sem exigir que o gestor abra o detalhe da despesa.
- Parametrização Opcional: Recurso opcional ativado pelo Administrador em Configurações > Dados da Empresa > Configurações de Despesa.
O que é a Justificativa de Ausência de Nota Fiscal
É uma funcionalidade criada para eliminar o hábito de anexar imagens irrelevantes apenas para destravar o envio do relatório de despesas.
Ela oferece um fluxo transparente: o colaborador declara abertamente a perda ou falta do comprovante, justifica o motivo e o aprovador avalia a exceção diretamente na lista, decidindo pela aprovação ou reprovação da justificativa apresentada.
Como funciona o fluxo no aplicativo e na plataforma
Para o Colaborador (Como declarar a ausência da nota)
- Acesse a criação ou edição de uma despesa dentro do seu Relatório de Despesas.
- Na tela de lançamento da despesa, ative a opção "Não tenho nota".
- Ao marcar essa opção, o envio de arquivo em anexo deixa de ser obrigatório.
- No campo que surgirá na tela, preencha o motivo da ausência (obrigatório ter no mínimo 10 caracteres; ex: "Comprovante de táxi impresso em papel térmico apagou durante a viagem").
- Clique em Salvar / Enviar normalmente.
- Resultado esperado: A despesa segue para o fluxo de aprovação sem o anexo, acompanhada do alerta de ausência de nota e da justificativa visível.
Para o Administrador (Como ativar a funcionalidade)
- Acesse a plataforma Web da Onfly com perfil de Administrador.
- Vá no menu Configurações > Dados da Empresa > Configurações de Despesa.
- Marque/habilite a opção “Permitir justificativa de ausência de nota fiscal”.
- Salve as alterações.
Resolução de problemas
O botão ou caixa "Não tenho nota" não aparece na minha tela
Esse recurso é uma parametrização opcional da empresa.
Como orientar:
- Confirme se o recurso foi habilitado pelo Administrador do sistema;
- Se a opção não aparecer, significa que a política da empresa exige obrigatoriamente a nota fiscal para todas as despesas e a funcionalidade está desativada nas configurações gerais.
O sistema não deixa salvar a despesa ao marcar "Não tenho nota"
Ocorre quando o campo de justificativa não atende às regras mínimas.
Como orientar:
- O preenchimento da justificativa é obrigatório;
- O texto deve ter no mínimo 10 caracteres. Frases curtas como "Perdi", "Sem nota" ou espaços em branco impedem o salvamento da despesa.
A justificativa de ausência aprova a despesa automaticamente?
Não. Declarar a ausência da nota é apenas a formalização do motivo.
Como orientar:
- Esclareça ao colaborador que enviar a justificativa não garante o reembolso automático; a solicitação continua sendo uma exceção sujeita à análise, aprovação ou reprovação por parte do gestor/financeiro.
Perguntas de triagem
Antes de transferir para atendimento humano, valide com o cliente:
- Você é o Colaborador tentando enviar a despesa ou o Administrador tentando configurar a regra?
- A opção "Não tenho nota" está visível para você na tela de lançamento da despesa?
- O motivo que você está tentando preencher possui pelo menos 10 caracteres escritos?
- Você está tentando salvar a despesa pelo aplicativo do celular ou pela plataforma Web?
- A sua empresa permite o reembolso de despesas sem nota fiscal na política interna?
Respostas sugeridas para atendimento
- Cliente: “Perdi a nota fiscal de um gasto da viagem, o que eu faço para conseguir enviar?”
“Se a sua empresa permitir essa exceção, é bem simples! 🙂 Na tela de lançamento da despesa, basta marcar a opção 'Não tenho nota'. O campo de anexo vai deixar de ser obrigatório e um campo de justificativa vai aparecer. É só escrever o motivo com pelo menos 10 caracteres e enviar!”
- Cliente: “Não encontro a opção 'Não tenho nota' ao cadastrar minha despesa. Onde fica?”
“A opção 'Não tenho nota' fica logo no formulário da despesa. Se ela não estiver aparecendo para você, significa que a sua empresa desativou esse recurso nas configurações para exigir a nota fiscal de todos os lançamentos. Nesse caso, vale checar a regra diretamente com o seu gestor ou time de Finanças!”
- Cliente: “Como eu ativo para meus colaboradores poderem justificar despesas sem nota?”
“Para ativar é bem fácil! Acesse a Onfly como Administrador e vá em Configurações > Dados da Empresa > Configurações de Despesa. Depois, selecione a opção 'Permitir justificativa de ausência de nota fiscal' e salve!”
- Cliente: “Como o gestor visualiza essa despesa sem comprovante para aprovar?”
“O gestor nem precisa abrir o detalhe da despesa! A informação fica destacada no primeiro nível da lista de despesas dentro do relatório, exibindo o aviso de ausência de nota e o texto do motivo direto para ele decidir se aprova ou reprova.”
Regras importantes
- Parametrização exclusiva ativada em: Configurações > Dados da Empresa > Configurações de Despesa > "Permitir justificativa de ausência de nota fiscal";
- O campo de motivo é obrigatório quando a opção "Não tenho nota" está marcada;
- Tamanho mínimo da justificativa: 10 caracteres;
- O fluxo normal de anexo de comprovante continua inalterado para quem possui a nota fiscal.
Versão curta para leitura da IA
A Justificativa de Ausência de Nota Fiscal permite marcar "Não tenho nota" no lançamento da despesa, dispensando o anexo e exigindo um motivo (mínimo 10 caracteres). O recurso precisa ser ativado pelo Administrador em Configurações > Dados da Empresa > Configurações de Despesa. O motivo fica visível no primeiro nível da lista do relatório para o aprovador analisar e aprovar/reprovar.
Escalonamento
- Escalar quando: A funcionalidade de ausência de nota fiscal estiver ativada nas configurações da empresa, mas o campo/opção não carregar na tela do colaborador, ou se a plataforma não permitir o salvamento mesmo com a justificativa contendo mais de 10 caracteres.
- Escalar para: Suporte CS
- Dados obrigatórios no repasse: E-mail de login do usuário, Texto exato que tentou inserir na justificativa e print/vídeo da tela de lançamento com a falha.