Como cadastrar despesas e comprovantes?

Objetivo

Orientar o cliente sobre como cadastrar uma despesa na plataforma Onfly e anexar o comprovante corretamente.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

o cliente quiser registrar uma despesa na plataforma;
houver dúvida sobre os campos obrigatórios do cadastro;
o usuário precisar anexar comprovantes para validação da despesa;
for necessário orientar sobre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis.

Como cadastrar despesas e comprovantes

Passo a passo

Acesse a plataforma Onfly e posicione o cursor sobre o menu superior Despesas.
Clique na primeira opção exibida: Despesas.
Clique no botão + DESPESA.
Preencha os campos obrigatórios:

Categoria da Despesa: selecione o tipo de despesa, como alimentação, transporte, entre outros;
Ocorrência da Despesa: informe a data em que a despesa aconteceu;
Moeda: selecione BRL ou outra moeda, conforme necessário;
Valor: insira o valor da despesa;
Reembolsável: ative ou desative conforme aplicável;
Descrição: adicione detalhes sobre a despesa;
Adicionar ao Relatório: selecione um relatório existente ou crie um novo para vincular a despesa;
Colaborador: selecione o nome do colaborador responsável (se aplicável);
Centro de Custos: escolha o centro de custos correspondente.

O que significa despesa reembolsável?

Despesa reembolsável: é aquela cujo valor será devolvido ao colaborador após a aprovação;
Despesa não reembolsável: não gera reembolso, normalmente porque o custo já foi pago diretamente pela empresa.

Como anexar o comprovante

Para anexar o comprovante:
1. Clique em Anexar Recibos;
2. Selecione o arquivo ou arraste-o para o campo indicado.

É importante verificar se o comprovante está legível e se os valores estão corretos para agilizar o processo de aprovação.

Finalização do cadastro

Após revisar as informações:
1. Clique em Salvar para finalizar o cadastro da despesa;
2. Clique em Salvar e Novo para cadastrar outra despesa;
3. Clique em Cancelar se quiser descartar as informações inseridas.

Importante

A despesa fica salva na plataforma, mas ainda não entra automaticamente no fluxo de aprovação.

Para que ela seja validada corretamente, é necessário vinculá-la a um relatório e enviar esse relatório para aprovação.

Resultado esperado

A despesa é cadastrada com sucesso, com comprovante anexado e pronta para ser vinculada ao fluxo de aprovação por meio de um relatório.

Resposta sugerida para atendimento

“Para cadastrar uma despesa na Onfly, acesse Despesas > Despesas, clique em + DESPESA e preencha os campos obrigatórios, como categoria, data, moeda, valor, descrição e centro de custos. Depois, anexe o comprovante em Anexar Recibos e clique em Salvar. Lembre-se de que a despesa salva ainda precisa estar vinculada a um relatório para seguir para aprovação.”

Perguntas de triagem

Antes de transferir para humano, valide com o cliente:

Você conseguiu acessar a área Despesas?
Todos os campos obrigatórios foram preenchidos?
O comprovante foi anexado corretamente?
A despesa foi salva com sucesso?
A despesa foi vinculada a um relatório?
Aparece alguma mensagem de erro durante o cadastro?

Cenários comuns e orientação

Cliente não consegue salvar a despesa

Causa provável:
Pode haver campos obrigatórios não preenchidos ou preenchidos incorretamente.

Como orientar:
Orientar o cliente a revisar todos os campos obrigatórios, como categoria, data, valor, colaborador e centro de custos.

Cliente não consegue anexar o comprovante

Causa provável:
O arquivo pode não ter sido selecionado corretamente ou pode haver problema no envio.

Como orientar:
Orientar o cliente a clicar em Anexar Recibos, selecionar novamente o arquivo e verificar se o comprovante está legível.

Cliente acha que a despesa já foi enviada para aprovação

Causa provável:
A despesa foi salva, mas ainda não foi vinculada a um relatório.

Como orientar:
Orientar o cliente a adicionar a despesa a um relatório e enviar esse relatório para aprovação.

Cliente tem dúvida sobre despesa reembolsável

Causa provável:
O cliente pode não saber se o valor será devolvido ao colaborador.

Como orientar:
Explicar que despesas reembolsáveis geram devolução de valor após aprovação, enquanto despesas não reembolsáveis não geram reembolso.

Regras importantes

O cadastro deve ser feito em Despesas > Despesas;
os campos obrigatórios precisam ser preenchidos corretamente;
o comprovante deve estar legível;
salvar a despesa não significa que ela já foi enviada para aprovação;
para seguir no fluxo, a despesa precisa estar vinculada a um relatório.

Quando transferir para humano

Transferir quando houver:

erro ao salvar a despesa;
falha ao anexar o comprovante;
inconsistência no cadastro da despesa;
comportamento inesperado na plataforma;
dúvida não resolvida sobre vínculo da despesa com relatório.

Dados obrigatórios no repasse

Ao transferir o caso, incluir:

e-mail do usuário;
nome da empresa;
categoria da despesa;
data e valor da despesa;
print da tela;
descrição do problema.

Versão curta para leitura da IA

Para cadastrar despesas e comprovantes na Onfly, o cliente deve acessar Despesas > Despesas, clicar em + DESPESA e preencher os campos obrigatórios, como categoria, data, moeda, valor, descrição e centro de custos. Depois, deve anexar o comprovante em Anexar Recibos e clicar em Salvar. A despesa ficará salva, mas só seguirá para aprovação quando for vinculada a um relatório. Se houver erro no cadastro, no anexo ou no salvamento, a IA deve transferir para atendimento humano.