Como cadastrar despesa por distância?

Objetivo

Orientar o colaborador sobre como registrar uma despesa por distância (quilometragem percorrida) na plataforma Onfly, seja via formulário manual ou via mapa.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando:

O colaborador precisar registrar despesa de deslocamento por quilometragem
Houver dúvida sobre como usar o mapa para calcular a distância automaticamente
O usuário quiser saber os campos obrigatórios para despesa de distância

Como Cadastrar Despesa por Distância

Existem dois métodos: via Formulário (entrada manual da quilometragem) e via Mapa (cálculo automático pelo trajeto).

Método 1 — Cadastro via Formulário

Passo a passo

Acesse a plataforma Onfly e passe o cursor sobre o menu superior "Despesas"
Clique na primeira opção: "Despesas"
Clique no botão azul "+ Despesa"
Altere para a aba "Distância"
Preencha os campos:

Ocorrência da Despesa: data em que a despesa foi realizada
Distância em Km: quilometragem percorrida
Reembolsável: marque se a despesa for passível de reembolso
Descrição: detalhes relevantes sobre a despesa
Adicionar ao Relatório: selecione ou crie um relatório
Colaborador: nome do colaborador responsável
Centro de Custos: centro de custos correspondente
Estabelecimento: pesquise pelo nome do estabelecimento relacionado

Clique no campo pontilhado para anexar nota fiscal ou comprovante
Clique em "Salvar" para finalizar (ou "Salvar e Novo" para cadastrar outra despesa)

Método 2 — Cadastro via Mapa

Passo a passo

Siga os passos 1 a 4 do Método 1
Ative o interruptor "Preencher com Mapa" (ficará azul quando ativo)
Defina os pontos do trajeto:

Ponto A: local de início
Ponto B: local de destino
Clique em "+ Adicionar Ponto" para incluir paradas intermediárias

Clique em "Calcular" para que a plataforma estime automaticamente a quilometragem total
Mantenha a opção "Exportar Mapa para Recibo" ativada para que a imagem do mapa seja anexada como comprovante
Clique em "Salvar" para concluir

Importante: em alguns casos, o valor da despesa é calculado somente após a vinculação da despesa a um relatório.

Cenários comuns e orientação

Colaborador não sabe a quilometragem exata

Causa provável:
Deslocamento realizado sem controle preciso.

Como orientar:
Recomendar o uso do método via Mapa, que calcula automaticamente a distância entre os pontos informados.

Despesa salva mas não passou por aprovação

Causa provável:
A despesa foi salva mas ainda não foi vinculada a um relatório e enviada para aprovação.

Como orientar:
Orientar a vincular a despesa a um relatório e enviar o relatório para aprovação.

Estabelecimento não encontrado no campo

Causa provável:
O estabelecimento não está cadastrado na plataforma.

Como orientar:
Informar que é possível criar o estabelecimento diretamente nesse campo para facilitar registros futuros.

Perguntas de triagem

Antes de escalar, valide com o cliente:

O método escolhido é formulário ou mapa?
A despesa já foi vinculada a um relatório?
O comprovante foi anexado?

Resposta sugerida para atendimento

"Para cadastrar uma despesa por distância, acesse Despesas > Despesas > + Despesa e selecione a aba Distância. Você pode inserir a quilometragem manualmente ou ativar o mapa para calcular automaticamente o trajeto. Após salvar, lembre-se de vincular a despesa a um relatório e enviar para aprovação."

Regras importantes

A despesa de distância é acessada em Despesas > Despesas > + Despesa > aba Distância
A opção "Exportar Mapa para Recibo" garante que o mapa seja usado como comprovante
A despesa precisa ser vinculada a um relatório e enviada para aprovação para ser validada
O valor pode ser calculado somente após vinculação ao relatório em alguns casos

Versão curta para leitura da IA

Para cadastrar despesa por distância na Onfly, o colaborador acessa Despesas > Despesas > + Despesa > aba Distância. Pode inserir a quilometragem manualmente ou usar o mapa para calcular automaticamente o trajeto. Após salvar, a despesa deve ser vinculada a um relatório e enviada para aprovação para ser validada.