¿Cómo crear una planeación de viaje en la plataforma Onfly?

Objetivo

Orientar al usuario sobre cómo crear, dar seguimiento y editar una Planeación de Viaje en Onfly, centralizando las reservas, la estimación de costos y el itinerario del viaje en una sola vista.

Cuándo usar este artículo

Utiliza este artículo cuando:

El usuario necesite planificar un itinerario antes de realizar las reservas.
El colaborador quiera organizar vuelos, hoteles y otros servicios dentro de un mismo viaje.
El administrador desee dar seguimiento a la estimación de costos y al estatus del viaje desde un solo lugar.
El usuario quiera editar la información de un viaje que aún no ha sido aprobado.
El cliente quiera entender los diferentes estatus que aparecen en el Planeador de Viajes.

¿Qué es el Planeador de Viajes?

El Planeador de Viajes permite organizar todo el viaje corporativo antes de emitir las reservas.

Con esta herramienta es posible:

Centralizar reservas de vuelos, hoteles, autos y autobuses.
Visualizar el viaje en orden cronológico.
Consultar la estimación de costos del viaje.
Facilitar los procesos de aprobación internos.
Brindar mayor visibilidad a los administradores sobre los gastos y el itinerario del equipo.

Cómo crear un Planeador de Viajes

Paso a paso

Ingresa a la plataforma Onfly con tu usuario y contraseña.
En el menú superior, selecciona Viajes.
Haz clic en Planeador de Viajes.
Haz clic en el botón + Nuevo viaje, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Completa la información obligatoria:
- Nombre del viaje.
- Viajero.
- Fechas.
- Origen y destino.
- Centro de costos.
- Motivo del viaje.
Haz clic en Crear nuevo viaje.
Una vez creado, la plataforma abrirá la pantalla del viaje para comenzar a agregar las reservas.

¿Qué se puede reservar dentro del Planeador?

Desde el Planeador de Viajes es posible agregar:

Vuelos.
Hoteles.
Autos.
Autobuses.
Anticipos.

Todos estos elementos se organizan automáticamente en una línea de tiempo del viaje.

¿Cuáles son los estatus disponibles en el Planeador?

Pendiente de compra

El planeador ya fue creado, pero la reserva aún no ha sido enviada para aprobación ni para finalizar la compra.

Pendiente de aprobación

La solicitud fue enviada y está esperando la aprobación de los autorizadores de la empresa.

Emitido

La reserva fue aprobada y emitida correctamente.

Tiempo expirado

La tarifa u oferta seleccionada dejó de estar disponible y ya no puede emitirse. Será necesario seleccionar una nueva opción de reserva.

Rechazado

La solicitud fue rechazada por uno de los aprobadores.

Error

Se produjo un error inesperado durante el procesamiento de la reserva.

Cómo editar un Planeador de Viajes

La edición solo está permitida mientras el viaje no haya sido aprobado ni emitido.

Paso a paso

Ve a Viajes > Planeador de Viajes.
Localiza el viaje que deseas modificar.
Haz clic en Editar detalles (ícono del lápiz).
Actualiza la información necesaria:
- Fechas.
- Destinos.
- Centro de costos.
- Motivo del viaje.
- Cualquier otro dato disponible.
Haz clic en Guardar cambios.

Escenarios comunes y cómo orientar

El Planeador de Viajes no aparece en el menú

Posible causa

El módulo puede no estar habilitado para la empresa o el usuario no cuenta con permisos para acceder.

Cómo orientar

Solicita que el usuario valide con el administrador de la cuenta si el módulo está habilitado y si su perfil tiene los permisos correspondientes.

Error al guardar la planeación

Posible causa

Faltan campos obligatorios por completar.

Cómo orientar

Verifica que todos los campos marcados con * hayan sido completados correctamente, especialmente:

Centro de costos.
Motivo del viaje.
Fechas.
Destino.

La pantalla se congela o aparece un error inesperado

Posible causa

Puede tratarse de una falla temporal o un problema técnico.

Cómo orientar

Solicita al usuario que:

Actualice la página.
Pruebe en una ventana de incógnito.
Limpie la caché del navegador.
Intente desde otro navegador.

Si el problema persiste, transfiere el caso al equipo de soporte.

Preguntas de validación

Antes de escalar el caso, valida con el cliente:

¿Estás accediendo desde un navegador o desde la aplicación móvil?
¿El módulo Planeador de Viajes aparece en el menú Viajes?
¿Completaste todos los campos obligatorios?
¿El error ocurre al crear el viaje o al editarlo?
¿El viaje ya fue aprobado o emitido?
¿Podrías compartir una captura de pantalla o un video del error?

Respuestas sugeridas para atención

¿Cómo iniciar una planeación de viaje?

"Puedes crear un Planeador de Viajes ingresando a Viajes > Planeador de Viajes > + Nuevo viaje. Después solo debes completar la información del viaje, como destino, fechas, centro de costos y motivo del viaje. 🙂"

¿Cómo editar la información de un planeador ya creado?

"Para editar un planeador existente, entra a Viajes > Planeador de Viajes, localiza el viaje y haz clic en Editar detalles (ícono del lápiz). La edición estará disponible mientras el viaje aún no haya sido aprobado ni emitido."

El Planeador de Viajes no aparece en el menú. ¿Qué debo hacer?

"Esto puede ocurrir cuando el módulo no está habilitado para tu empresa o cuando tu usuario no tiene permisos para acceder. En ese caso, te recomendamos validar esta información con el administrador de la cuenta de tu empresa."

¿Qué significa el estatus "Tiempo expirado"?

"El estatus Tiempo expirado indica que la tarifa u oferta seleccionada ya no está disponible para su emisión. Será necesario elegir una nueva opción de reserva con disponibilidad vigente."

¿Qué significa el estatus "Pendiente de compra"?

"El estatus Pendiente de compra indica que el Planeador de Viajes ya fue creado, pero la reserva aún no ha sido enviada para aprobación ni para finalizar el proceso de compra."

Reglas importantes

El Planeador de Viajes organiza las reservas y la estimación de costos dentro de un mismo viaje.
La información del viaje solo puede editarse antes de que la reserva sea aprobada o emitida.
El estatus "Tiempo expirado" indica que la tarifa seleccionada ya no está disponible.
El estatus "Pendiente de compra" significa que la reserva todavía no ha sido enviada para aprobación.
Algunas empresas pueden no tener habilitado este módulo.

Escalamiento

Escalar cuando:

El usuario siga correctamente el procedimiento y ocurra un error que impida continuar.
La pantalla continúe bloqueándose de forma recurrente.
El Planeador de Viajes no cargue incluso después de realizar las validaciones básicas.
El cliente solicite atención por parte de un agente.

Escalar a:

Atención Humana / Soporte N2 - Soporte.

Información obligatoria para el escalamiento

Nombre de la empresa.
Correo electrónico del usuario.
Descripción detallada del problema.
Capturas de pantalla o grabaciones del error.
Confirmación de que todos los campos obligatorios fueron completados.

Versión corta para lectura de la IA

El Planeador de Viajes permite organizar todo el viaje corporativo antes de emitir las reservas. Para crear un viaje, el usuario debe ingresar a Viajes > Planeador de Viajes > + Nuevo viaje, completar la información obligatoria y guardar los cambios. Es posible agregar vuelos, hoteles, autos, autobuses y anticipos. El estatus "Pendiente de compra" indica que la reserva aún no ha sido enviada para aprobación, mientras que "Tiempo expirado" significa que la tarifa seleccionada ya no está disponible. La edición del viaje solo es posible antes de la aprobación o emisión. Si existe un error técnico o la pantalla se bloquea, la IA debe sugerir las validaciones básicas y escalar el caso a un agente si el problema persiste.