¿Qué sucede después de aprobar una solicitud?
Objetivo
Informar al gerente y al colaborador sobre lo que ocurre automáticamente después de aprobar una solicitud en la plataforma Onfly.
Cuándo utilizar este artículo
Utiliza este artículo cuando:
- El gerente aprobó una solicitud y desea saber cuál es el siguiente paso.
- El colaborador quiere conocer qué sucede después de la aprobación.
- El usuario tenga dudas sobre el flujo posterior a la aprobación.
¿Qué sucede después de la aprobación?
Una vez que la solicitud es aprobada, el proceso continúa automáticamente según el tipo de solicitud y la política de viajes de la empresa.
Según el tipo de solicitud
- Reserva de viaje: pasa al proceso de emisión por parte del equipo de Onfly y el estado cambia a "En espera de emisión por Onfly".
- Reporte de gastos: pasa al proceso de pago o reembolso por parte del área financiera de la empresa.
- Solicitud de anticipo (tarjeta virtual o saldo): se libera el saldo o se genera la tarjeta virtual.
- Solicitud de saldo para tarjeta física: se incrementa el límite disponible de la tarjeta.
Paso a paso
- Después de la aprobación del gerente, la solicitud cambia automáticamente de estado.
- El colaborador recibe una notificación indicando que su solicitud fue aprobada.
- El seguimiento se realiza desde la sección correspondiente:
- Viajes > Reservas realizadas, para reservas.
- Gastos > Reportes, para reportes de gastos.
- Gastos > Anticipos, para solicitudes de anticipo.
Escenarios comunes y cómo orientar
El colaborador no recibió la notificación de aprobación
Posible causa:
La notificación no llegó o el correo fue enviado a la carpeta de spam.
Cómo orientar:
Solicita al usuario revisar el estado directamente en la plataforma, ya que este se actualiza automáticamente después de la aprobación.
La reserva fue aprobada, pero aún no ha sido emitida
Posible causa:
La emisión todavía está siendo procesada por el equipo de Onfly.
Cómo orientar:
Revisa el estado en Viajes > Reservas realizadas. Si aparece "En espera de emisión por Onfly", significa que el proceso continúa normalmente. Si transcurren más de 24 horas hábiles sin cambios, contacta al equipo de soporte.
El reporte de gastos fue aprobado, pero aún no se ha realizado el pago
Posible causa:
El área financiera de la empresa todavía no procesa el pago o reembolso.
Cómo orientar:
Explica que el plazo depende de la política interna de la empresa y recomienda consultar con el área financiera o el gerente responsable.
Preguntas de validación
Antes de escalar el caso, confirma con el usuario:
- ¿Qué tipo de solicitud fue aprobada?
- ¿Cuál es el estado actual de la solicitud?
- ¿Cuánto tiempo ha transcurrido desde la aprobación?
"Después de la aprobación, cada tipo de solicitud sigue un proceso diferente. Las reservas pasan al proceso de emisión por parte del equipo de Onfly, los reportes de gastos continúan con el proceso de pago o reembolso por parte del área financiera de la empresa, y los anticipos generan la liberación del saldo o la creación de la tarjeta virtual. Puedes consultar el estado desde la sección correspondiente de la plataforma."
Reglas importantes
- Cada tipo de solicitud tiene un flujo específico después de ser aprobada.
- El colaborador recibe una notificación cuando la solicitud es aprobada.
- El estado de la solicitud puede consultarse en la sección correspondiente de la plataforma.
- Una reserva puede permanecer temporalmente con el estado "En espera de emisión por Onfly" mientras se completa el proceso.
Versión corta para IA
Después de aprobar una solicitud en Onfly, el flujo continúa según el tipo de proceso. Las reservas pasan a "En espera de emisión por Onfly", los reportes de gastos avanzan al proceso de pago o reembolso por parte del área financiera de la empresa, y los anticipos liberan saldo o generan una tarjeta virtual. El colaborador recibe una notificación y puede consultar el estado desde la sección correspondiente de la plataforma.