¿Cómo desactivar los reportes que se generan automáticamente en Onfly?

Objetivo

Orientar a los administradores sobre cómo deshabilitar o volver a habilitar la creación automática de reportes de gastos en la plataforma Onfly, evitando que se genere un reporte automáticamente cada vez que se emite una nueva reserva.

Cuándo usar este artículo

Utiliza este artículo cuando:

El administrador o gestor desee impedir la creación automática de reportes de gastos.
La empresa prefiera que los colaboradores creen los reportes manualmente.
El cliente quiera agrupar múltiples gastos y viajes en un solo reporte.
Existan dudas sobre dónde modificar esta configuración en la plataforma.
El cliente desee volver a activar la creación automática de reportes.

Cómo deshabilitar la creación automática de reportes

Paso a paso

Ingresa a la plataforma Onfly con un usuario que tenga perfil de Administrador.
En el menú lateral izquierdo, ve a:
Configuración > Datos de la empresa.
Haz clic en la pestaña Configuración.
Localiza la sección Configuración de Reportes.
Desactiva la opción:
"Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida".
La configuración se guarda automáticamente al realizar el cambio.

¿Cuándo entra en vigor el cambio?

La modificación solo aplica para las nuevas solicitudes y reservas realizadas después de actualizar la configuración.

Los reportes creados anteriormente o las reservas que ya se encontraban en proceso no se verán afectados automáticamente por este cambio.

Cómo verificar si la configuración está activada o desactivada

Ingresa a:

Configuración > Datos de la empresa > Configuración > Configuración de Reportes

Verifica el estado de la opción:

"Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida"

Opción activada: los reportes se crearán automáticamente.
Opción desactivada: los reportes deberán crearse manualmente.

Cómo volver a activar la creación automática de reportes

Si la empresa desea volver a utilizar esta funcionalidad:

Ingresa a:

Configuración > Datos de la empresa > Configuración > Configuración de Reportes

Activa nuevamente la opción:

"Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida"

La configuración se guardará automáticamente.

La funcionalidad volverá a aplicarse para las próximas reservas emitidas.

¿Qué cambia al desactivar esta opción?

Después de desactivar esta función:

Las nuevas reservas ya no generarán reportes automáticamente.
Los colaboradores deberán crear los reportes de forma manual.
La empresa podrá agrupar varios gastos y viajes en un mismo reporte.
El control de la creación de reportes será completamente manual.

Escenarios comunes y cómo orientar

El usuario no puede modificar la configuración

Posible causa:
El usuario no cuenta con un perfil de Administrador.

Cómo orientar:
Verifica que el perfil tenga permisos de Administrador. Solo los administradores pueden modificar la configuración de la empresa.

Mensaje: "No tienes permisos para realizar este cambio."

Posible causa:
El usuario inició sesión con un perfil de Colaborador o Gestor sin permisos administrativos.

Cómo orientar:
Solicita que un administrador realice el procedimiento o que actualice los permisos del usuario.

La opción fue desactivada, pero los reportes siguen generándose

Posible causa:
Puede haber reservas que ya estaban en proceso antes del cambio o un problema de caché en el navegador.

Cómo orientar:

Verifica si los reportes corresponden a reservas creadas antes de realizar el cambio.
Actualiza la página.
Limpia la caché del navegador utilizando Ctrl + F5.
Activa nuevamente la opción.
Actualiza la página.
Desactívala otra vez para forzar un nuevo guardado de la configuración.

El usuario no encuentra la sección "Configuración de Reportes"

Posible causa:
El usuario no tiene un perfil de Administrador o la página no terminó de cargar correctamente.

Cómo orientar:
Confirma que el usuario haya iniciado sesión con un perfil de Administrador y solicita que actualice la página.

Preguntas de validación

Antes de escalar el caso, valida con el cliente:

¿Estás accediendo desde un navegador o desde la aplicación móvil?
¿Tu usuario tiene perfil de Administrador?
¿Cuál es el correo electrónico con el que inicias sesión?
¿El sistema muestra algún mensaje de error al modificar la configuración?
¿La configuración se guarda o la opción vuelve automáticamente a su estado anterior?
¿Existen reservas o reportes que ya estaban en proceso antes de desactivar la función?
¿Los reportes que se siguen generando corresponden a reservas nuevas o antiguas?

Respuestas sugeridas para atención

Cuando el cliente pregunte cómo desactivar la función

"¡Hola! Para desactivar la generación automática de reportes, ingresa a:

Configuración > Datos de la empresa > Configuración > Configuración de Reportes.

Después, desactiva la opción:

"Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida".

La configuración se guarda automáticamente y el cambio aplicará para las próximas reservas que se creen."

Cuando el cliente pregunte cómo volver a activarla

"Si deseas volver a utilizar los reportes automáticos, solo debes ingresar a:

Configuración > Datos de la empresa > Configuración > Configuración de Reportes.

Después, activa nuevamente la opción:

"Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida".

La funcionalidad volverá a aplicarse a las próximas reservas emitidas."

Cuando el cliente reciba un error de permisos

"Esta configuración únicamente puede ser modificada por usuarios con perfil de Administrador. Te recomiendo verificar que tu usuario tenga ese permiso o solicitar a un administrador de tu empresa que realice el procedimiento."

Cuando la configuración no se guarda

"Vamos a intentar actualizar la configuración. 🙂

Actualiza la página, limpia la caché del navegador utilizando Ctrl + F5, vuelve a activar la opción, actualiza nuevamente la página y después desactívala otra vez. Si el problema continúa, envíanos una captura de pantalla del error y el correo electrónico con el que inicias sesión para revisarlo."

Escalamiento

Escalar a Atención Humana / Soporte N2 cuando:

El usuario confirme que tiene perfil de Administrador.
Se haya seguido correctamente el procedimiento.
La configuración no se guarde.
El problema persista después de limpiar la caché e intentarlo nuevamente.
Los reportes continúen generándose automáticamente para nuevas reservas después de desactivar la función.

Información obligatoria para el escalamiento

Al escalar el caso, incluir:

Correo electrónico del administrador.
Nombre de la empresa.
Captura de pantalla del error.
Confirmación de que el usuario tiene perfil de Administrador.
Navegador utilizado.
Confirmación de si los reportes corresponden a reservas antiguas o nuevas.

Reglas importantes

Solo los administradores pueden modificar la configuración de la empresa.
La configuración se guarda automáticamente.
La creación automática de reportes puede formar parte de la política interna de la empresa.
Después de desactivar esta funcionalidad, los colaboradores deberán crear los reportes manualmente.
El cambio solo afecta a las reservas futuras.

Versión corta para lectura de la IA

Para desactivar la creación automática de reportes en Onfly, el administrador debe ingresar a Configuración > Datos de la empresa > Configuración > Configuración de Reportes y desactivar la opción "Crear Reporte de Gastos automáticamente a partir de una reserva de Aéreo o Autobús emitida". El cambio solo aplica para las reservas futuras. Para volver a activar la función, basta con habilitar nuevamente la misma opción. Solo los administradores pueden modificar esta configuración. Si el cambio no se guarda incluso después de limpiar la caché e intentarlo nuevamente, el caso deberá escalarse a un agente.