¿Cómo registrar gastos y adjuntar comprobantes?

 Objetivo

Orientar al usuario sobre cómo registrar un gasto en la plataforma Onfly y adjuntar correctamente el comprobante correspondiente.

Cuándo utilizar este artículo

Utiliza este artículo cuando:

• El usuario quiera registrar un gasto en la plataforma.
• Existan dudas sobre los campos obligatorios del registro de gastos.
• El usuario necesite adjuntar comprobantes para validar un gasto.
• Sea necesario explicar la diferencia entre gastos reembolsables y no reembolsables.

Cómo registrar un gasto y adjuntar un comprobante

Paso a paso

1. Accede a la plataforma Onfly.
2. En el menú superior, coloca el cursor sobre Gastos.
3. Haz clic en Gastos.
4. Selecciona + Gasto.
5. Completa los campos obligatorios:
   • Categoría del gasto: selecciona el tipo de gasto (alimentación, transporte, hospedaje, etc.).
   • Fecha del gasto: indica cuándo se realizó.
   • Monto: ingresa el importe correspondiente.
   • Reembolsable: marca esta opción si la empresa reembolsará el gasto.
   • Descripción: explica de forma clara el motivo o propósito del gasto.
   • Agregar al reporte: vincula el gasto a un reporte existente o crea uno nuevo.
   • Colaborador: selecciona al responsable del gasto.
   • Centro de costos: elige el centro de costos correspondiente.
   • Establecimiento: indica el nombre del comercio o proveedor donde se realizó el gasto.
6. Haz clic en el área para cargar archivos y adjunta el comprobante en alguno de los formatos permitidos:
   • PNG
   • JPEG
   • PDF
7. Revisa toda la información ingresada.
8. Haz clic en una de las siguientes opciones:
   • Guardar para finalizar el registro.
   • Guardar y nuevo para registrar otro gasto.
   • Cancelar para descartar la captura.

Importante: Después de guardar el gasto, es necesario vincularlo a un reporte y enviar dicho reporte para aprobación. Solo así el gasto ingresará al flujo correspondiente.

Escenarios comunes y orientación

No es posible cargar el comprobante

Causa probable:
El archivo tiene un formato no compatible o supera el tamaño permitido.

Cómo orientar:
Verifica que el archivo sea PNG, JPEG o PDF. Si el archivo es muy pesado, intenta reducir su tamaño antes de volver a cargarlo.

El gasto fue guardado, pero no aparece para agregarlo al reporte

Causa probable:
El gasto puede estar asociado a otro colaborador o a otro reporte.

Cómo orientar:
Confirma que el gasto se haya guardado correctamente y que esté asignado al colaborador correspondiente.

No aparece el establecimiento deseado

Causa probable:
El establecimiento aún no está registrado en la plataforma.

Cómo orientar:
Indica que es posible crear un nuevo establecimiento directamente desde ese mismo campo durante el registro del gasto.

Preguntas de validación

Antes de escalar el caso, verifica con el cliente:

• ¿El gasto se guardó correctamente?
• ¿Se adjuntó el comprobante?
• ¿El gasto fue vinculado a un reporte?
• ¿El reporte ya fue enviado para aprobación?

Respuesta sugerida para atención

"Para registrar un gasto, accede a Gastos > Gastos > + Gasto. Completa los campos obligatorios (categoría, fecha, monto, descripción, colaborador y centro de costos), adjunta el comprobante y haz clic en Guardar. Después, vincula el gasto a un reporte y envíalo para aprobación para que continúe con el flujo correspondiente."

Reglas importantes

• Los formatos de comprobante permitidos son PNG, JPEG y PDF.
• El gasto debe vincularse a un reporte y dicho reporte debe enviarse para aprobación.
• La descripción debe indicar claramente el propósito del gasto.
• El campo Reembolsable define si la empresa reembolsará el gasto al colaborador.

Versión corta para IA

Para registrar un gasto en Onfly, el usuario debe acceder a Gastos > Gastos > + Gasto, completar los campos obligatorios (categoría, fecha, monto, descripción, colaborador y centro de costos), adjuntar el comprobante en formato PNG, JPEG o PDF y guardar el registro. Posteriormente, el gasto debe vincularse a un reporte y enviarse para aprobación para ingresar al flujo correspondiente.