El colaborador no puede editar un gasto del reporte

 Objetivo

Explicar por qué el colaborador recibe el mensaje "No es posible editar el gasto" y cómo resolver esta situación.

Cuándo utilizar este artículo

Utiliza este artículo cuando:

• El colaborador intenta editar un gasto dentro de un reporte y recibe un bloqueo o un mensaje de error.
• La empresa desea entender cuándo es posible editar un gasto y cuándo la edición está restringida.
• El administrador necesita orientar al colaborador sobre cómo proceder.

¿Por qué no se puede editar el gasto?

La edición de un gasto dentro de un reporte queda bloqueada cuando el reporte ya fue enviado para aprobación, aprobado o finalizado. Solo es posible editar los gastos cuando el reporte tiene el estado Borrador.

Además, dependiendo de la configuración de la empresa, los gastos aprobados individualmente también pueden tener la edición restringida por el administrador o el aprobador.

Cómo verificar y resolver el problema

Paso a paso

1. Verifica el estado del reporte accediendo al módulo de Gastos y confirma que el reporte esté en estado Borrador.
2. Si el reporte está En aprobación, solicita al aprobador que lo rechace para que vuelva al colaborador como Borrador.
3. Una vez que el reporte regrese al estado Borrador, el colaborador podrá editar el gasto.
4. Después de realizar las correcciones, vuelve a enviar el reporte para aprobación.

Escenarios comunes y orientación

El reporte está en aprobación y el colaborador necesita corregir un gasto

Causa probable:
El reporte dejó de estar en estado Borrador después de enviarse y la edición fue bloqueada.

Cómo orientar:
Solicita al aprobador que rechace el reporte indicando que requiere correcciones. Una vez rechazado, el reporte volverá a estado Borrador y el colaborador podrá editarlo.

El reporte ya fue aprobado y contiene un gasto incorrecto

Causa probable:
El error no fue detectado antes de la aprobación final.

Cómo orientar:
En este caso, la corrección no puede realizarse directamente desde la plataforma. Será necesario contactar al equipo de soporte de Onfly indicando el número del reporte y la corrección requerida.

Antes podía editar el gasto, pero ahora ya no

Causa probable:
El administrador pudo haber habilitado una configuración que bloquea la edición después de determinada etapa del flujo.

Cómo orientar:
Verifica con el administrador si hubo cambios en la configuración de permisos para editar gastos. Esta configuración se encuentra en Configuración > Gastos (Expense).

Preguntas de validación

Antes de escalar el caso, verifica con el cliente:

• ¿Cuál es el estado actual del reporte (Borrador, En aprobación o Aprobado)?
• ¿Cuál es el mensaje de error que aparece?
• ¿Está intentando editar un gasto específico o el reporte completo?
• ¿La empresa realizó cambios recientes en la configuración de permisos?

Respuesta sugerida para atención

"Los gastos solo pueden editarse mientras el reporte se encuentra en estado Borrador. Si el reporte ya fue enviado para aprobación, el aprobador deberá rechazarlo para que regrese al colaborador y este pueda realizar las correcciones. Si el reporte ya fue aprobado, será necesario contactar al soporte de Onfly para evaluar la corrección."

Reglas importantes

• Los gastos incluidos en reportes enviados, aprobados o finalizados no pueden editarse directamente.
• Para realizar correcciones, el reporte debe volver al estado Borrador mediante un rechazo del aprobador.
• Los reportes ya aprobados requieren la intervención del equipo de soporte.
• Las reglas de edición pueden variar según la política configurada por cada empresa.

Versión corta para IA

Los gastos de un reporte solo pueden editarse cuando el reporte está en estado Borrador. Si ya fue enviado para aprobación o aprobado, la edición queda bloqueada. Para corregir un gasto, el aprobador debe rechazar el reporte para que vuelva a Borrador. Si el reporte ya fue aprobado, será necesario contactar al soporte de Onfly.