¿Cómo funciona el registro de un presupuesto?
Objetivo
Orientar al administrador sobre cómo crear y configurar presupuestos en la plataforma Onfly, incluyendo su distribución por centro de costos y por modalidad (tipo de gasto).
Cuándo usar este artículo
Utiliza este artículo cuando:
- el administrador quiera configurar límites de gasto en la plataforma;
- el usuario tenga dudas sobre el módulo de presupuestos;
- la empresa quiera controlar los gastos de viajes y comprobaciones de gastos;
- el cliente quiera entender cómo funciona el presupuesto por modalidad.
¿Qué es el registro de un presupuesto?
El presupuesto permite al administrador definir montos planificados de gasto por centro de costos y por período, monitoreando automáticamente el consumo a lo largo del tiempo.
Además, ahora es posible desglosar estos montos por modalidad, es decir, por tipo de gasto (por ejemplo: aéreo, hotel, auto, autobús o gastos), lo que proporciona un mayor control y un nivel más detallado en la gestión financiera.
¿Cómo funciona el presupuesto?
El administrador define un monto planificado y lo distribuye por mes, por centro de costos y, si lo desea, por tipo de gasto (modalidad).
Ejemplo:
"En enero estimamos gastar $X en viajes, distribuyendo una parte en vuelos y otra en hospedaje y comprobaciones de gastos."
Presupuesto por modalidad (nueva funcionalidad)
Ahora es posible crear presupuestos independientes por tipo de gasto:
- Aéreo
- Hotel
- Auto
- Autobús
- Comprobaciones de gastos
¿Qué permite esta funcionalidad?
- Crear un presupuesto exclusivo para determinados tipos de reservas.
- Separar el presupuesto de reservas y el de comprobaciones de gastos dentro del mismo centro de costos.
- Combinar varias modalidades dentro de un mismo presupuesto (cuando aplique).
- Tener un mayor control sobre en qué tipo de gasto se está utilizando el presupuesto.
Regla importante
Si una modalidad ya está siendo utilizada en un presupuesto dentro de un centro de costos, no podrá utilizarse nuevamente en otro presupuesto del mismo centro de costos.
Esto evita duplicidades y conflictos en la administración de los montos presupuestados.
Cómo registrar un presupuesto
Paso a paso
- Accede a la plataforma Onfly con un perfil de Administrador.
- Ve a Configuración > Presupuesto.
- Haz clic en Nuevo presupuesto o Agregar presupuesto.
- Selecciona el centro de costos correspondiente (es posible seleccionar más de uno).
- (Opcional) Selecciona la modalidad (Aéreo, Reservas o Comprobaciones de gastos).
- Distribuye los montos mensuales planificados para el período deseado.
- Haz clic en Guardar.
¿Qué sucede después de registrar el presupuesto?
Una vez guardado el presupuesto:
- la plataforma comenzará a monitorear automáticamente los gastos;
- las reservas y las comprobaciones de gastos se asociarán al centro de costos y a la modalidad configurados;
- si el presupuesto es excedido, la plataforma enviará notificaciones automáticas.
Resultado esperado
El administrador puede controlar los gastos de la empresa de manera estructurada, por centro de costos y por tipo de gasto, con un monitoreo automático del presupuesto.
Respuesta sugerida para atención
"El administrador puede crear un presupuesto desde Configuración > Presupuesto, seleccionando el centro de costos y distribuyendo los montos mensuales. Ahora también es posible definir el presupuesto por tipo de gasto, como vuelos, hospedaje y comprobaciones de gastos, lo que brinda un mayor control. Una vez registrado, la plataforma monitorea automáticamente el consumo 🙂"
Preguntas de validación
Antes de escalar el caso, valida con el cliente:
- ¿Estás accediendo con un perfil de Administrador?
- ¿Qué centro de costos deseas configurar?
- ¿Encontraste el menú Configuración > Presupuesto?
- ¿Deseas utilizar el presupuesto por modalidad o únicamente por centro de costos?
- ¿La empresa ya tiene presupuestos activos?
Escenarios comunes y cómo orientar
El usuario no encuentra el módulo de Presupuesto
Posible causa:
Permisos insuficientes o una versión diferente del menú.
Cómo orientar:
Indicar que revise el apartado Configuración o que confirme con un administrador si cuenta con los permisos necesarios.
El usuario desea editar un presupuesto
Posible causa:
Necesita ajustar los montos planificados.
Cómo orientar:
Indicar que acceda al presupuesto existente y edite directamente los valores.
El usuario desea un presupuesto global para toda la empresa
Posible causa:
Necesita una visión consolidada de los gastos.
Cómo orientar:
Explicar que los presupuestos se administran por centro de costos y que la información consolidada puede consultarse mediante los reportes o el BI.
Reglas importantes
- Los presupuestos se crean por centro de costos.
- Pueden distribuirse por mes.
- También pueden segmentarse por modalidad.
- La plataforma envía alertas automáticamente cuando se excede el presupuesto.
- No es posible reutilizar la misma modalidad en distintos presupuestos dentro del mismo centro de costos.
Versión corta para lectura de la IA
El administrador puede crear presupuestos desde Configuración > Presupuesto, definiendo montos por centro de costos y, si lo desea, segmentándolos por modalidad (aéreo, hotel, auto, autobús y comprobaciones de gastos). La plataforma monitorea automáticamente el consumo. Si ocurre algún error o el módulo no está disponible, la IA debe canalizar el caso con atención humana.