¿Cómo definir el mejor tipo de flujo de aprobación para mi empresa?
Objetivo
Orientar al administrador sobre los tipos de flujos de aprobación disponibles en Onfly y cómo elegir el más adecuado de acuerdo con la estructura de su empresa.
Cuándo usar este artículo
Utiliza este artículo cuando:
- el administrador necesite configurar el flujo de aprobación;
- tenga dudas sobre qué modelo utilizar;
- la empresa quiera estructurar u optimizar el proceso de aprobación;
- el cliente quiera entender las diferencias entre los distintos tipos de flujo.
¿Cuáles son los tipos de flujo de aprobación?
Onfly permite configurar la aprobación de las reservas de tres maneras:
1. Por usuario
Cada colaborador tiene asignado un aprobador específico.
Recomendado para:
- empresas con una estructura jerárquica bien definida;
- equipos donde cada persona reporta directamente a un gerente.
2. Por grupo
Un conjunto de colaboradores comparte el mismo aprobador o grupo de aprobación.
Recomendado para:
- equipos o departamentos;
- empresas con una gestión centralizada por área;
- operaciones con un alto volumen de solicitudes.
3. Por política
La aprobación se realiza con base en las reglas de la política de viajes.
¿Cómo funciona?
- Las reservas que cumplen con la política pueden aprobarse automáticamente.
- Las reservas fuera de la política se envían para aprobación manual.
Recomendado para:
- empresas con políticas de viaje bien definidas;
- operaciones que buscan automatización y control;
- reducción del trabajo manual en las aprobaciones.
¿Cómo elegir el mejor flujo?
La elección depende de la estructura y el nivel de madurez de la empresa.
Estructura jerárquica definida:
El flujo por usuario suele ser la mejor opción.
Departamentos con administración centralizada:
El flujo por grupo brinda mayor eficiencia.
Empresa con una política de viajes bien estructurada:
El flujo por política permite automatizar el proceso y escalar la operación.
También es posible combinar distintos modelos, según las necesidades de la empresa.
Cómo configurar el flujo de aprobación
Paso a paso
- Accede a la plataforma Onfly con un perfil de Administrador.
- Ve a Configuración.
- Ingresa a Políticas de viaje o Flujo de aprobación.
- Selecciona el tipo de flujo que deseas utilizar.
- Configura los aprobadores según el modelo elegido.
- Haz clic en Guardar.
Resultado esperado
El administrador configura un flujo de aprobación alineado con la estructura de la empresa, garantizando mayor control, agilidad y una correcta gobernanza en el proceso de reservas.
Respuesta sugerida para atención
"En Onfly puedes configurar el flujo de aprobación de tres formas: por usuario, por grupo o por política. La mejor opción dependerá de la estructura de tu empresa. Solo debes ingresar a Configuración > Políticas de viaje y seleccionar el modelo que mejor se adapte a tus necesidades 🙂"
Preguntas de validación
Antes de escalar el caso, valida con el cliente:
- ¿La empresa cuenta con una estructura jerárquica definida?
- ¿Desean que las reservas que cumplen con la política se aprueben automáticamente?
- ¿Los aprobadores son individuales o por equipo?
- ¿Cuántos niveles de aprobación necesitan?
- ¿Ya ingresaste a Configuración > Políticas de viaje?
Escenarios comunes y cómo orientar
Empresa con múltiples departamentos
Posible causa:
Necesidad de organizar las aprobaciones por área.
Cómo orientar:
Sugerir un flujo por grupo para centralizar las aprobaciones por departamento.
La empresa desea automatizar las aprobaciones
Posible causa:
Busca mejorar la eficiencia operativa.
Cómo orientar:
Sugerir un flujo por política, con aprobación automática para las reservas que cumplen con las reglas establecidas.
Empresa con una estructura sencilla
Posible causa:
Bajo volumen de solicitudes o una jerarquía directa.
Cómo orientar:
Sugerir un flujo por usuario.
Reglas importantes
- El flujo de aprobación debe ser configurado por un Administrador.
- Las reservas que cumplen con la política pueden aprobarse automáticamente.
- El flujo de aprobación puede modificarse en cualquier momento.
- Es posible combinar diferentes tipos de flujo según las necesidades de la empresa.
Versión corta para lectura de la IA
Onfly ofrece tres tipos de flujo de aprobación: por usuario, por grupo y por política. La configuración se realiza en Configuración > Políticas de viaje y la elección depende de la estructura de la empresa. Es posible automatizar las aprobaciones de las reservas que cumplen con la política y combinar distintos modelos. Si existen dudas específicas sobre la configuración, la IA debe canalizar el caso con atención humana.